Huishoudelijk Reglement Filatelistenvereniging “Vlaardingen & Omstreken”

Art. 1
Het bestuur verstrekt bij toetreding als lid een exemplaar van:
a. de statuten van de vereniging;
b. het huishoudelijk reglement;
c. het rondzendreglement;
d. het veilingreglement;
e. het reglement van de schriftelijke veiling.

Art. 2
Leden hebben recht op het lenen van boeken en studiemateriaal welke in bezit zijn van de vereniging.

Art. 3
Als de geleende goederen, als genoemd in art. 2, niet in de originele staat worden geretourneerd, stelt het bestuur de hoogte vast van een vergoeding.

Art. 4
Leden die in strijd handelen met art. 1, sub b, kunnen door het bestuur worden geschorst.

Art. 5
Leden van de vereniging kunnen tot erelid dan wel lid van verdienste worden benoemd conform het besluit als vastgelegd in bijlage 1 van dit huishoudelijk reglement.

Art. 6
Het bestuur: de voorzitter, leidt de vergadering. Hij heeft het recht om discussies te sluiten, indien hij meent dat de vergadering over een onderwerp voldoende is ingelicht.

Art. 7
De secretaris is verantwoordelijk voor de verzorging van de correspondentie en de administratie van de vereniging. Tevens verzorgt hij/zij het notuleren van de vergadering.

Art. 8
De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van de geldmiddelen der vereniging. Voorts verzorgt hij de financiële verslaggeving en de begroting, alsmede de ledenlijst.

Art. 9
De algemeen adjunct assisteert bestuursleden en vervangt hen in voorkomende gevallen.

Art. 10
Aftredende bestuursleden dragen de in hun bezit zijnde bescheiden binnen 14 dagen af aan de voorzitter of diens vervanger.

Art. 11
Bij benoeming(en) van (een) commissie(s) is er altijd een lid van het bestuur in de commissie aanwezig. Dit met uitzondering van de kascommissie.

Art. 12
Het dagelijks bestuur bestaat uit 3 leden, t.w. de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Deze drie leden brengen hun besluiten of voorstellen in de voltallige bestuursvergadering ter tafel en na eensgezindheid op de eerstvolgende ledenvergadering.

Art. 13
Algemene jaarvergadering.
De ledenvergadering van februari is de “Algemene jaarvergadering”.
Op de algemene jaarvergadering wordt:
1. door de secretaris verslag uitgebracht over het wel en wee van de vereniging in het afgelopen jaar;
2. door de penningmeester rekening en verantwoording afgelegd over dat afgelopen jaar;
3. door de kascommissieverslag uitgebracht omtrent haar controle van de geldmiddelen van de vereniging;
4. door de penningmeester een begroting voor het nieuwe verenigingsjaar ter goedkeuring voorgelegd;
5. een bestuursverkiezing gehouden;
6. een nieuw lid voor de kascommissie gekozen;
7. door het hoofd rondzending verslag gedaan betreffende de rondzending van het afgelopen jaar.

Art. 14
De bestuursleden die, door de penningmeester gemachtigd, bepaalde uitgaven plegen te doen, dienen voor het komende jaar voor hun uitgaven een begroting in te leveren. Deze begroting moet vóór 1 januari in het bezit zijn van de penningmeester.

Art. 15
Verkiezing van leden voor het bestuur.
Behoudens in het geval het aantal kandidaten voor bestuursfuncties gelijk is aan het aantal vacatures, geschied de stemming met gesloten briefjes. Zijn de vacatures gelijk aan de te kiezen functies, dan zijn de kandidaten gekozen. Ieder stemgerechtigd lid vermeldt op zijn door het stembureau verstrekte briefje evenveel verschillende namen van kandidaten als het aantal vacatures voor de functies groot is.
Ongeldige stemmen zijn:
1. getekende briefjes;
2. blanco briefjes;
3. briefjes waarop meer of minder namen voorkomen van kandidaten dan er functies zijn;
4. briefjes waarop aantekeningen zijn gemaakt of waarop namen voorkomen van andere personen dan die van de kandidaten voor de desbetreffende functies.

Art. 15a
Verkiezing van leden voor het bestuur.
a. Aftredende al dan niet herkiesbare bestuursleden en aanstaande vacatures worden in de vergadering van oktober en middels het verenigingsblad aan de leden bekend gemaakt. Alle kiesgerechtigde leden kunnen zich kandidaat stellen voor een functie. Deze kandidaatstelling met motivatie moet voor 1 januari van het daaropvolgende jaar aan de secretaris worden toegezonden.
b. Het bestuur kan met een kandidaat in gesprek gaan teneinde te bepalen of de kandidaat de competenties heeft die nodig zijn voor het vervullen van de functie waarvoor hij/zij zich kandideert.
c. Indien het bestuur besluit dat het niet wenselijk is dat een kandidaat, na gehoord te zijn, voor een bepaalde functie in aanmerking komt, is het bestuur gerechtigd de naam van de kandidaat met een negatief advies voor te leggen aan de algemene jaarvergadering.

Art. 16
Kascommissie
Op de jaarlijkse algemene ledenvergadering wordt een kascommissie benoemd, bestaande uit drie leden, waarvan één reserve, die geen functies in het bestuur van de vereniging mogen bekleden.
1. zij mogen niet langer dan 2 jaar zitting hebben, treden vervolgens bij rooster af en zijn gedurende de eerst volgende twee jaar niet herkiesbaar;
2. de leden van de kascommissie kiezen uit hun midden een voorzitter;
3. de kascommissie oefent controle uit op de verantwoording van de geldmiddelen en de bezittingen van de vereniging;
4. zij maken hiervan een proces-verbaal en ondertekenen dit;
5. op de jaarlijkse algemene ledenvergadering leest de voorzitter van de kascommissie het proces-verbaal voor en levert het daarna in bij de secretaris.

Art. 17
Het lidmaatschap wordt aangegaan voor doorlopende kalenderjaren, behalve bij opzegging vóór 1 november. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld. De contributie dient vóór 1 maart van het betreffende kalenderjaar te zijn voldaan. Indien binnen 1 maand na de aanmaning de contributie niet is voldaan, zal het lidmaatschap conform de statuten worden beëindigd.

Opgemaakt 23 maart 1973. Laatste wijziging 19 september 2017.

Bijlage bij het Huishoudelijk Reglement

Benoeming ereleden en leden van verdienste

Leden van verdienste
In het kader van het vrijwilligersbeleid van de vereniging wordt van de leden een vrijwilligers-bijdrage gevraagd. Het enkele feit dat iemand vrijwilligerswerk doet is dan ook geen reden om iemand voor te stellen als lid van verdienste. Echter een jarenlange inzet van (extra) werkzaamheden door een lid van Filatelistenvereniging Vlaardingen en Omstreken kan een reden zijn om zo’n persoon voor te dragen als lid van verdienste. Uiteraard is alle hulp van vrijwilligers voor de vereniging welkom. Dit neemt niet weg dat er verschillen in inzet, zwaarte van de functie, meerwaarde en uitstraling voor de vereniging zijn. Ook deze zaken dienen te worden meegenomen bij de afweging om iemand voor te stellen als lid van verdienste.
Leden van verdienste zijn binnen de bepalingen van de statuten ‘gewone leden’ met een bijzondere status.

Ereleden
Hiervoor geldt in principe hetzelfde als vermeld onder “leden van verdienste”, maar dan dient sprake te zijn van (een) zeer uitzonderlijke prestatie(s) of jarenlange werkzaamheden van een vrijwilliger met een grote meerwaarde voor de vereniging.

BESLUIT:
1.
Voor een benoeming tot erelid van de Filatelistenvereniging Vlaardingen en Omstreken kunnen alleen leden en voormalige leden in aanmerking komen.

2.
Zittende bestuursleden kunnen niet als erelid of lid van verdienste worden voorgedragen;

3.
Voor het verkrijgen van de status van erelid of lid van verdienste bestaat in beide gevallen een kwalitatieve en een kwantitatieve eis.
a. De kwalitatieve eis voor de status van erelid luidt: “Kandidaten dienen zich op bijzondere wijze verdienstelijk te hebben gemaakt voor de vereniging.”
b. De kwantitatieve eis voor de status erelid is vastgesteld op het aantoonbaar voltooid hebben van minimaal 25 jaar lid van de vereniging.
c. De kwalitatieve eis voor de status van lid van verdienste luidt: “Kandidaten dienen zich door buitengewone ijver en belangstelling te hebben onderscheiden.”
d. De kwantitatieve eis voor de status lid van verdienste is vastgesteld op het aantoonbaar voltooid hebben van minimaal 10 jaar lid van de vereniging.

4.
Tot het indienen van een voordracht tot erelid of lid van verdienste zijn de leden van de Filatelistenvereniging Vlaardingen en Omstreken individueel bevoegd.

5.
De voordracht tot erelid c.q. lid van verdienste dient schriftelijk te worden aangeboden aan het bestuur. Bij het voorstel tot lid van verdienste of erelid zal een omschrijving worden gegeven van de redenen hiervoor.

6.
Indien het bestuur blijkens een te houden stemming in meerderheid positief oordeelt over een voordracht tot erelid, of lid van verdienste, dient hiervan door de voorzitter, of een der bestuursleden, op de eerstvolgende algemene vergadering mondeling melding te worden gemaakt, waarna de algemene vergadering in laatste instantie eveneens door middel van schriftelijke stemming een definitieve uitspraak doet.

7.
Wanneer een lid van verdienste in een later stadium tot erelid wordt benoemd, vervalt daarmee automatisch het vroegere lidmaatschap van verdienste.

8.
De definitieve benoeming van ereleden en leden van verdienste wordt zo spoedig mogelijk op een passende wijze door de voorzitter, of een der bestuursleden, aan betrokkenen bekend gemaakt, waarna tevens een melding van de nieuw verworven status zal gaan plaatsvinden in het verenigingsorgaan. Ereleden en leden van verdienste ontvangen een oorkonde.

9.
Het bestuur kan in haar advies afwijken van het gestelde in de leden 1 en 2 (beperking benoembaarheid) en/of lid 3 met betrekking tot de kwantitatieve eisen, indien naar haar oordeel sprake is van een incidenteel extreem verdienstelijk functioneren. Bij de besluitvorming zoals bedoeld in lid 7 is in deze situatie telkenmale een 2/3e stemmen-meerderheid van de ledenvergadering vereist.

10.
Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie en andere bijdragen aan de vereniging.

11.
Indien van toepassing betalen ereleden alleen de dan geldende bondscontributie.

12.
Leden van verdienste zijn niet vrijgesteld van het betalen van contributie en andere bijdragen aan de vereniging.

Opgemaakt 19 september 2017.